Лого
«Консалт-Уфа» – лучший предприниматель года в сфере услуг - 2016
г. Уфа, ул. Гоголя 36

Советы при выемке документов в офисе во время налоговой проверки

Процедура выемки документов: оптимальная линия поведения для владельца компании.

Будучи одним из действенных приемов, используемых инспекторами для сбора доказательной базы о нарушениях компании, выемка документов и предметов в офисе, регламентированная статьей 94 НК РФ широко используется в качестве действенного психологического приема, особенно с несговорчивым налогоплательщиком.

В качестве оснований для выемки документов, включенных в бухгалтерский и налоговый учет, могут служить:

  • подозрение в уничтожении, исправлении или сокрытии подлинников документов, необходимых инспекторам;
  • отказ в предоставлении затребованных налоговой службой документов, а также несвоевременное их представление;
  • необходимость проведения экспертизы подписей на документах.

Несмотря на кажущуюся простоту, процедура выемки документов является неприятной в психологическом плане, и имеет ряд нюансов, от которых может зависеть дальнейшая судьба предприятия. Однако, при более глубоком рассмотрении ситуации и законов НК РФ, в большинстве случаев негативные последствия могут быть сведены до минимума. Далее мы готовы предоставить информацию, советы и рекомендации о том, как именно следует вести себя в ходе операции налоговой службы. Независимо от сложности ситуации, наши данные помогут оттянуть начало выемки документов, и воспрепятствуют им получить дополнительные доказательства против вашей компании.

Советы

Прежде всего, необходимо отметить, что процедура выемки документов, выполняемая в ходе выездной налоговой проверки, может осуществляться на основании постановления. Такой документ должен быть утверждён руководителем или заместителем руководителя ИФНС. Основываясь на данном утверждении, рекомендуем придерживаться следующей линии поведения:

  1. Как выбрать понятых. При условии, что офис находится в административном здании, одним из вариантов становится приглашение расположенных к вам сотрудников соседних компаний. Чаще всего люди, работающие в соседних офисах, знакомы друг с другом и, в большинстве своем поддерживают приятельские отношения. Получив согласие, вы можете рассчитывать на лояльность и незаинтересованность при проведении выездных проверок. Далее их также будет проще пригласить в качестве свидетелей по делу.
  2. Потребуйте законного права соблюдения правила «1 сотрудник налоговой службы и 2 понятых», даже если налоговики хотят провести экспертизу подписей на документах. В процессе должно участвовать не менее двух понятых, однако на практике такое условие часто нарушается. При выемке участвуют два и больше инспекторов, действующих по разным направлениям. К примеру, один из них может быть занят тумбами и полками, а другой — шкафом, которых находится в противоположном конце офиса. По закону понятые необходимы для наблюдения за действием представителя налоговой службы, что физически невозможно при участии в выемке документов нескольких инспекторов. В данной ситуации вы можете требовать присутствия еще двух понятых для наблюдения за действиями «налоговиков». Главное, соблюдайте правило, чем больше членов в группе выезда, тем больше понятых. Интересно, что такой ход позволит не только обеспечить правдивость полученных результатов, но и оттянуть начало выемки документов. Для этого следует подать ходатайство в присутствии юриста компании. 
  3. Следует проверить наличие и подлинность подписи на документе. Даже если налоговики хотят провести экспертизу подписей на документах, беспокоиться не нужно. Учитывая, что выемка осуществляется при участии понятых, не соглашайтесь на менее чем двух свидетелей процедуры. Напомним, что в качестве понятых приглашаются сторонние лица, не заинтересованные в ходе процесса. Это означает, что сотрудники ИНФС понятыми быть не могут. Не рекомендуем соглашаться на понятых, если те отказываются подтвердить свою личность (предъявить документы). Также не стоит соглашаться при подозрении, что понятые хоть как-то связаны с инспекторами, то есть, являются подставными. В любом случае, вы имеете право поменять решение до начала выемки документов. Сделать это можно, написав в свободной форме ходатайство о замене понятых. «Бумага» пишется на имя руководителя группы, участвующей в проверке (ФИО указано в предоставленном вам решении на проведение выемки документов предприятия). При отсутствии руководителя, ходатайство адресуется лицу, участвующего в процедуре. Указывая основание для замены понятых, можно отметить факт того, что свидетели пришли вместе с группой проверки, а не были приглашены в случайном порядке (люди, проходившие мимо, находящиеся в здании и пр.). Поиски новых свидетелей, на которые будут вынуждены отправиться сотрудники налоговой службы, позволят вам немного оттянуть время начала выемки документов. Это, по логике вещей, поможет хоть немного привести документацию в офисе в «надлежащий» вид. Еще одним преимуществом, доступным при замене понятых, является строгое следование закону, которого должны будут придерживаться инспекторы в присутствии незаинтересованных людей. Такой подход при мероприятии налогового контроля позволяет добиться подтверждения реального хода событий, что в дальнейшем, также может послужить причиной для обжалования выемки документов.
  4. Оставайтесь находчивым и креативным. В ситуациях, когда владелец документов не желает добровольно предоставить доступ, «налоговики» имеют право самостоятельно вскрыть помещение. Лучшим выходом из данной ситуации становится решение дать понять инспекторам, что вы не станете препятствовать их работе. Однако, здесь, к примеру, можно сказать, что ключи остались в машине, но на ней уехала жена (брат, отец и пр.), но вы готовы решить вопрос и уже завтра помещение будет доступно для осмотра. Такая модель поведения исключит необходимость самостоятельного вскрытия офиса налоговиками, а вам даст больше времени на подготовку к встрече. Если даже после ваших утверждений сотрудники вскрывают помещение, это следует отразить в протоколе выемки документов. Приведем еще пример, в котором можно проявить находчивость при проведении выездных проверок. Так, если в ходе процедуры в офисе обнаружены предметы или документы другого предприятия (от бланков до штампов и печатей), инспекторы не имеют право забрать их с собой, поскольку это не предусмотрено перечнем, указанным в Постановлении. Даже малый предмет, в этом случае, становится основанием для жалобы о превышении полномочий. При обнаружении, к примеру, в ящиках стола сотрудника одной компании, бланков другой компании, можно сказать, что: Ох уж этот Петр Семеныч, снова забыл свои бумаги. Снова самому придется возвращать, ну и рассеянный же человек!». Опыт проверяющих сотрудников, конечно, не позволит им обмануться на этот счет, однако, сделать они ничего не смогут, поскольку не уполномочены.
  5. Меньше говорите. В процессе выполнения выемки сохраняйте самообладание и спокойствие. Не рекомендуется разговаривать с инспекторами и сопровождающими лицами, которые чаще всего являются сотрудниками ОБЭП. Любой диалог должен быть корректным и сдержанным, при котором исключаются пояснения (как устные, так и письменные), не касающиеся напрямую предметов выемки. Сотрудникам компании в обязательном порядке необходимо отвечать лишь на вопросы о том, где расположены их рабочие места, должности, и принадлежности имущества в офисе. В случаях, когда инспектор желает получить письменные или устные пояснения о взаимоотношениях с контрагентами, такое поведение становится неправомочным, и не обязывает человека к ответу. Для получения подобной информации, инспектор обязан вызвать сотрудника официальной повесткой в ИФНС. Важно отметить, что такая линия поведения при проведении выездных проверок позволит вам подготовиться к допросу и воспользоваться помощью адвоката.
  6. Все нарушения в проверке бухгалтерского и налогового учета должны отражаться в замечаниях к протоколу выемки. Независимо от сложности положения, в которое вы попали, обязательно требуйте точного соблюдения статьи 94 НК РФ. Нарушениями здесь могут быть, как нежелание инспекторов указывать количество изъятых документов (часто мотивируется тем, что долго считать), так и другими доводами. Будьте внимательны, будьте формалистом. Требуйте соблюдения своих прав, основываясь на пункт 7 статьи 94. Это послужит подстраховкой в случае, если кому-то в ИФНС понадобится «выдернуть» несколько накладных. Такая же ситуация складывается и относительно других положений закона. Так, при изъятии подлинников документов без проведения копирования, рекомендуем требовать нумерации бумаг (не папок). Не лишней будет и детализация данных в протоколе выемки документов по видам (не по периодам). Это оградит вас от потери документации инспекторами.

Важно!

Налоговые инспекторы не имеют права проводить выемку документов в ночное время, что установлено Трудовым кодексом в статье 96. Проведение операции во временном интервале с 22.00 до 6.00 является поводом для обжалования действий служб в суде.

Процедура выемки налоговой инспекцией является довольно длительной, а стрессовая ситуация, в которой вы можете оказаться — не располагающей к четкому запоминанию последовательности событий. Именно поэтому мы советуем не откладывать фиксацию обнаруженных нарушений, и сразу все записывать. В дальнейшем пометки можно спокойно перенести в протокол, что станет основой для обжалования действий инспекторов. Также напоминайте понятым внимательно следить за выемкой, на протяжении всей операции. В конце рекомендуем проследить за точным отображением всех произошедших нарушений в протоколе.

При желании можно воспользоваться фразой : «Документы переданы по состоянию на…». Такая формулировка используется в случаях, если часть документов отсутствует (к примеру, если не оформлены накладные от каких-либо поставщиков). Этот прием позволяет официально указать, что накладные в текущий момент находятся у менеджера или бухгалтера, который выполняет сверку. На деле же дает возможность срочно выписать нужные накладные. Оговорка обеспечит наличие уважительной причины в момент обнаружения отсутствия некоторых бумаг.

Подводя итоги

И последним советом по мероприятию налогового контроля, можно назвать тот, который, по сути, имеет первостепенное значение. Несмотря на то, что следовать ему всегда бывает непросто, и особенно сложно, если инспекция в полном составе находится у вас на пороге:

К процедуре выемки документов необходимо готовиться заранее. Для этого следует взять за правило никогда не хранить в помещении офиса спорные документы, информацию по-неофициальному учету, «чужие» печати и пр. Это касается и электронных носителей. Будучи довольно простым, на деле такое условие мало кем соблюдается, что приводит к самым разным последствиям, самым очевидным из которых является прямой доступ инспектора к ненужной информации. Может случиться, что, просто открыв тумбочку, представитель налоговой службы получит все необходимое для сбора доказательной базы и дальнейшего заведения дела. Пренебрегая рекомендацией, владельцы компаний упрощают работу по выемке, позволяя добиться результата всего за несколько минут поисков.

Интересно, что вопреки тому, что инспекторы имею право осматривать любые помещения офиса, где предположительно могут находиться бумаги, на территорию сторонней организации они проникнуть не могут. Именно поэтому, избежать неприятной ситуации, можно арендовав соседний кабинет и оформив его на другое юридическое лицо. В итоге вы пользуетесь дополнительным помещением по договоренности, но на деле оно находится на балансе другой компании. Поверьте, превышение в должностных полномочиях для инспектора очень серьезное обвинение (ст. 286 УК РФ), и без наличия соответствующего разрешения, никто не станет искать необходимые документы вне вашего офиса.

Еще одним решением, которое позволит обезопасить деятельность компании в сложных ситуациях, связанных с налоговой службой, становится поручение ведение бухучета компании, профессионально занимающейся данной деятельностью. Предоставив хранение «первички» сотрудникам партнера, вы обеспечите необходимую удаленность бухгалтерской базы при любых условиях. Дополнительным бонусом такого решения становится и то, что в штате хорошей бухгалтерской компании всегда имеется налоговый юрист, в обязанности которого входит защита клиентов и в том числе при осуществлении выемки документов.

 

Вам будет интересно почитать:
24.04.2017
Советы при выемке документов в офисе во время налоговой проверки

Процедура выемки документов: оптимальная линия поведения для владельца компании.

Будучи одним из действенных приемов, используемых инспекторами для сбора доказательной базы о нарушениях компании, выемка документов и предметов в офисе, регламентированная статьей 94 НК РФ широко используется в качестве действенного психологического приема, особенно с несговорчивым налогоплательщиком.

27.03.2017
Стало дорого пренебрегать пояснениями, которые требует ИФНС

В настоящее время не стоит игнорировать требования налоговиков по пояснению неточности в отчетности. При этом, все пояснения по НДС принимаются через всемирную сеть интернет, что очень практично и удобно.

За несвоевременную подачу пояснений либо уточненной декларации инспекторы вправе наложить штраф. 

30.06.2016
Заказать регистрацию ИП фирме – обдуманное решение!

Чтобы ваш бизнес был успешным и приносил прибыль, необходимо еще в самом начале пути не ошибиться с выбором формы собственности.

Если вы склоняетесь к ИП, то необходимо учесть несколько важных моментов, среди которых:

  • Открыть и ликвидировать ИП, если возникнет такая необходимость, не составит труда.
  • Система учета имеет максимально упрощенный вид.
  • Зарегистрировать ИП можно при наличии только ИНН и паспорта гражданина РФ.
30.06.2016
Комплексное открытие бизнеса: все для старта

Уже ознакомились с такими разделами сайта, как регистрация ИП в Уфе или ООО? Необходимо срочно узнать, как происходит закрытие ООО?

Как вы уже поняли из заголовка, в статье речь пойдет о том, как без лишних затрат, в том числе и физических, открыть и запустить свое дело.

Многих начинающих бизнесменов волнует вопрос, с чего же стоит начинать. Ответ тут очевиден и однозначен: с бизнес-плана!

Возможно Вам понадобится:
изображение Консалт-Уфа
Бухгалтерское обслуживание
изображение Консалт-Уфа
Тендерное обслуживание
Мы в социальных сетях

Акции и события

изображение Консалт-Уфа
Бесплатные семинары для всех предпринимателей!

Новости компании

2018-04-05

Ровно 5 лет назад вступил в силу Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

2017-11-07

Вы рекомендуете нашего бухгалтера своему другу. Если в период акции после рекомендации Ваш друг заключает договор на абонентское бухгалтерское обслуживание и оплачивает первый месяц, Вы получаете скидку в размере 15% на следующий месяц бухгалтерского обслуживания. 

2017-10-16

Компания Консалт-Казань работает по франшизе Холдинга Консалт-Уфа, что позволяет предлагать наиболее выгодные условия сотрудничества. 

Служба заботы о клиентах
Бизнес ассистенты

Переложите рутинные дела на нашу службу. Бесплатно для наших клиентов

Комплексный подход
Комплексный подход

Более 100 услуг в одном месте. На Вас работает команда специалистов. Вместе они могут больше!

Открытие р/с быстро
Открытие расчетных счетов у нас в офисе

Открытие счетов у нас в офисе по ряду банков или сопровождение директора в банк нашим специалистом

гарантия низких цен
Бесплатная парковка

Для вашего удобства рядом с нашим офисом находится парковка на 500 мест. Первый час бесплатно

Лого 8-800-250-13-40
Звонок бесплатный
Наш адрес
г. Уфа, ул. Гоголя, 36
Время работы
Рабочие дни: ПН-ПТ с 9:00 до 18:00
Обратная связь
Еmail: k2991340@yandex.ru
Лого 8-800-250-13-40
Звонок бесплатный
Наш адрес
г. Уфа, ул. Гоголя, 36
Время работы
Рабочие дни: ПН-ПТ с 9:00 до 18:00
Обратная связь
Еmail: k2991340@yandex.ru